Zahlungserinnerung schreiben: 10 Muster für höfliche Anschreiben

Muster helfen beim Verfassen einer freundlichen Zahlungserinnerung.
Muster helfen beim Verfassen einer freundlichen Zahlungserinnerung.

Zahlungserinnerung Muster erleichtern die geschäftliche Korrespondenz, wenn du Kunden oder Geschäftspartner an die Fälligkeit einer Rechnung erinnern möchtest. Damit du für ein freundliches Anschreiben die richtigen Worte findest, erwarten dich im Weiteren praktische Vorlagen und Formulierungshilfen.

Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung

Gerät ein Schuldner in Zahlungsverzug, hast du als Gläubiger das Recht auf eine Erinnerung an die Fälligkeit der Rechnung. Ein Zahlungsverzug liegt dabei vor, wenn der Schuldner die vereinbarte Zahlungsfrist nicht einhält.

Die Zahlungserinnerung gilt in diesem Fall als erste Mahnung und fordert den Empfänger eindeutig zur Zahlung auf. In der Regel wird sie freundlich formuliert und soll lediglich auf die Überfälligkeit hinweisen, ohne Kunden oder Geschäftspartner zu verärgern.

Wenn du eine Mahnung formulierst, musst du diese nicht zwangsläufig als eine solche betiteln. Du kannst stattdessen auch den Begriff der Zahlungserinnerung verwenden, der in der Regel als die höflichere Variante wahrgenommen wird.

Sollte der Empfänger nicht auf deine Erinnerungsmail reagieren, kannst du eine zweite und wenn notwendig eine dritte Mahnung folgen lassen. Um rechtliche Schritte wie beispielsweise ein Mahnverfahren einleiten zu können, musst du allerdings keine drei Mahnschreiben verschicken.

Muster Aufbau einer Zahlungserinnerung

Das Anschreiben einer Zahlungserinnerung unterliegt keinen rechtlichen Vorgaben. Du kannst dich also formlos an deinen säumigen Kunden oder Geschäftspartner wenden, um diesen an die Zahlungsfälligkeit zu erinnern. Dabei kannst du dich für Telefon, E-Mail oder Brief entscheiden, wobei sich die schriftliche Form zwecks Nachweisbarkeit empfiehlt.

Deine Muster Zahlungserinnerung sollte die folgenden Punkte beinhalten:

  1. Betreffzeile, die auf eine Zahlungserinnerung hinweist
  2. Freundliche Begrüßung
  3. Kurze Einleitung, in der du auf die Überfälligkeit der Rechnung hinweist
  4. Relevante Informationen wie Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Betrag
  5. Erneute Zahlungsaufforderung und Nennung einer neuen Zahlungsfrist
  6. Freundliche Schlussformel

Eine Zahlungserinnerung fungiert als eine höflich formulierte Mahnung. Dein Schreiben sollte daher freundlich und eindeutig ausfallen. Halte dich kurz, stelle deine Forderung klar in den Vordergrund und fasse alle relevanten Informationen noch einmal übersichtlich zusammen.  

10 Vorlagen für freundliche Zahlungserinnerungen

Die Formulierung einer ersten Mahnung erfordert Fingerspitzengefühl. Schließlich geht es nicht darum, den Empfänger mit einem harschen Schreiben zu verärgern. Vielmehr möchte der Gläubiger daran erinnern, dass die Zahlung des vereinbarten Rechnungsbetrags nun überfällig ist und sich der Schuldner in Verzug befindet.

Tipp: Auch das Ankündigen einer Preiserhöhung erfordert Fingerspitzengefühl.

Um dir das Verfassen einer Zahlungsaufforderung zu erleichtern, kannst du dich bei deinem Schreiben an den folgenden Vorlagen für eine Zahlungserinnerung orientieren.

Muster zur Formulierung einer Zahlungserinnerung

  • Für die Rechnung vom [Datum] konnten wir bisher keinen Zahlungseingang feststellen.
  • Da wir bisher keinen Zahlungseingang für die Rechnung vom [Datum] festgestellt haben, bitten wir Sie höflich um die Begleichung des vereinbarten Betrags. 
  • Am [Datum] haben wir die vereinbarten Arbeiten [Leistungsbeschreibung] für Sie fertigstellt. Wir hoffen, dass Sie mit der Ausführung zufrieden sind und weisen Sie auf den noch offenen Rechnungsbetrag in Höhe von [Betrag] hin.
  • Die Leistungen [Leistungsbeschreibung] haben wir mit großer Sorgfalt und wie vereinbart fristgerecht zum [Datum] für Sie fertiggestellt. Nun bitte wir Sie im Gegenzug um die Ausgleichung des noch offenen Rechnungsbetrags, der seit dem [Datum] überfällig ist.

Muster zur Auflistung relevanter Informationen

  • Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die noch fälligen Beträge: [Liste].
  • Bitte nehmen Sie die Zahlung in Höhe von [Betrag] bis zum [Datum] auf unser Konto mit der Bankverbindung [Bankverbindung] vor.
  • Bitte überweisen Sie den fälligen Betrag in Höhe von [Rechnungsbetrag] bis zum [Datum] auf unser Konto [Bankverbindung].

Neue Zahlungsfrist nennen

  • Ich bitte um Überweisung des überfälligen Betrags bis zum [Datum].
  • Bitte nehmen Sie die noch ausstehende Zahlung bis zum [Datum] vor.
  • Wir bitten Sie um die Zahlung der noch offenen Beträge bis zum [Datum].

Weiterführender Tipp: In einem weiteren Beitrag habe ich für dich noch mehr Formulierungshilfen für Geschäftsbriefe zusammengefasst.