Wer eine Erinnerungsmail formulieren möchte, findet nicht immer auf Anhieb die richtigen Worte. Die Erinnerung soll schließlich niemanden nerven und nicht unfreundlich wirken. Da bei einer Erinnerung Fingerspitzengefühl gefragt ist, erwarten dich im Folgenden einige Tipps, Mustervorlagen und Beispiele für deine nächsten „friendly reminder“.
Erinnerungsmail formulieren mit übersichtlichem Aufbau
Wenn du einen friendly reminder (sprich: eine Erinnerungsmail) formulierst, sollte dieser einer klaren Struktur folgen und alle relevanten Informationen beinhalten. Es ist dabei egal, ob sich deine E-Mail an einen Professor, Geschäftspartner oder Kunden richtet.
Indem du präzise zusammenfasst, woran du den Empfänger konkret erinnern möchtest, stellst du sicher, dass dieser deiner Aufforderung nachkommt.
Tipp: Musst du zu speziellen Themen häufig eine Erinnerungsmail verfassen, kannst du dir eine Vorlage erstellen und diese bei Bedarf immer wieder abrufen.
Grundsätzlich sollte deine friendly reminder / Erinnerungsmail Vorlage aus den folgenden Punkten bestehen:
- Betreffzeile mit einem Hinweis auf die Erinnerung und deren Anlass
- Freundliche Begrüßung
- Kurze Einleitung, in der du die Erinnerung formulierst
- Relevante Informationen zu fehlenden Unterlagen, Rechnungen oder Kontaktmöglichkeiten
- Höfliche Handlungsaufforderung mit einer konkreten Frist
- Freundliche Schlussformel
Anklagende Formulierungen vermeiden
Hat ein Geschäftspartner oder Kunde eine Frist verpasst, weißt du nicht, ob der Fehler beabsichtigt war oder aus Versehen geschah. Anstelle anklagender Du-Botschaften solltest du deshalb neutrale Ich-Aussagen verwenden.
Folgende Mustervorlagen für deine Erinnerungsmail sollen dir als Orientierungshilfe dienen:
- Du-Botschaft: Meiner Bitte, mir den Erhalt des Widerrufschreibens zu bestätigen, sind Sie nicht nachgekommen.
- Ich Botschaft: Ich freue mich sehr, wenn Sie mir die noch fehlende Empfangsbestätigung meines Widerrufschreibens bis heute Abend zusenden.
- Du-Botschaft: Sie haben mir keine Rückmeldung zu meinem Terminvorschlag gegeben.
- Ich Botschaft: Bitte geben Sie mir bis zum [Datum] Bescheid, welcher Termin Ihnen zusagt.
Neben anklagenden Formulierungen solltest du auch auf Spekulationen verzichten. Diese finden sich zum Beispiel in Sätzen wie „Sicher ist es Ihnen in der Hektik des Alltags entfallen, mir eine Rückmeldung zu geben“. Einerseits kannst du mit dieser Annahme vollkommen falsch liegen. Andererseits unterstellst du deinem Gegenüber, dass dieser sein Zeitmanagement nicht im Griff hat.
Grund für die Erinnerungsmail nennen
Formulierst du in deiner Erinnerungsmail einen Grund für dein Anliegen, ist für den Empfänger direkt ersichtlich, was von seiner Handlung abhängt. Mit einer plausiblen Begründung wächst das Verständnis deines Gegenübers und er ist viel eher zu einer schnellen Reaktion bereit.
In deinem friendly reminder kannst du eine Erinnerung zum Beispiel so begründen: „Um das Projekt erfolgreich abzuschließen, benötige ich die noch fehlenden Unterlagen bis morgen Abend“.
Einen konkreten Zeitpunkt nennen
Neben einem Grund solltest du auch einen konkreten Zeitpunkt nennen, bis zu dem der Empfänger deiner Bitte per E-Mail nachkommen soll. So wirkt deine Anfrage verbindlich und dein Gegenüber weiß, wie schnell du mit seiner Reaktion rechnest.
Einen konkreten Zeitpunkt kannst du in deiner Erinnerungsmail Vorlage zum Beispiel so formulieren:
- Ich freue mich darauf, die fehlenden Unterlagen bis zum [Datum] zu erhalten.
- Für Ihre Rückmeldung bis zum [Datum] bedanke ich mich bereits im Voraus.
- Bitte bestätigen Sie mir den Terminvorschlag bis zum [Datum].
Weiterführender Tipp: Formulierst du eine Erinnerungsmail an eine Gruppe oder ein Team, ist eine gendergerechte Schreibweise wichtig.
