E-Mail an Professor verfassen – so geht’s

E-Mail an Professor schreiben
Mit diesen Tipps gelingt dir die perfekte E-Mail an Professor oder Professorin

Die E-Mail an den Professor gehört unter Studierenden nicht zu den Lieblingsbeschäftigungen. Insbesondere wer eine solche Mail zum ersten Mal verfasst, stellt sich die Frage, wie sich Fettnäpfchen vermeiden lassen. Im Weiteren folgt daher die Erklärung, was du bei einer Mail an den Professor oder Dozenten beachten solltest.

1. Der Betreff einer E-Mail an Professoren

Der Betreff deiner E-Mail ist das erste, was dein Professor sieht. Er sollte sowohl prägnant als auch kurz ausfallen und dein Anliegen zusammenfassen.

„Meine Noten“ ist ein ideales Beispiel für eine nichts aussagende Betreffzeile. Besser ist hier „Fehlender Eintrag meiner Prüfungsleistung im Modul 5“. Mit dieser Beschreibung teilst du deinem Gegenüber in einem knappen Satz mit, worum es geht und lässt sogar auf die Priorität einer Antwort schließen.

2. Die Anrede

Nimmst du zum ersten Mal Kontakt mit deinem Professor oder Dozenten auf, empfiehlt sich die formelle Anrede mit „Sehr geehrter Herr X“ oder „Sehr geehrte Frau X“.

Antwortet dein Gegenüber mit einer weniger formellen Anrede wie „Lieber Herr X“ oder „Liebe Frau X“, kannst du deine Anrede entsprechend anpassen. Es ist sogar empfehlenswert, eine locker formulierte E-Mail nicht mit sehr formeller Sprache zu beantworten.

Wenn du deinen Professor oder Dozenten bereits kennst, kannst du auch auf Formulierungen wie „Guten Morgen Herr/Frau X“ oder „Hallo Herr/Frau X“ zurückgreifen. Anreden wie „Hallöchen“ oder „Hallihallo“ sind hingegen ein absolutes No-Go, auf das du in jedem Fall verzichten solltest.

Merke: Passe deine Anrede immer an den Ton deines Gegenübers an. Schreibst du eine Mail zum ersten Mal, wählst du eine formelle Grußformel und Schlussformel.

3. Titel nennen oder nicht?

Im idealen Fall beginnst du deine E-Mail nicht mit „Sehr geehrter Herr Professor Dr. Dr. h.c. X“. Es ist eher unüblich, dass alle Titel vor den Namen gesetzt werden. Ebenso gilt es als umstritten, ob du den Titel deines Gegenübers überhaupt einbinden musst.

Kennst du deinen Professor oder Dozenten noch nicht und besuchst dessen Kurs zum ersten Mal, bietet es sich an, „Professor“ bzw. „Professorin“ vor den Namen zu setzen. Das „Dr.“ kannst du dir hierbei sparen, da dein Professor zwangsläufig über diesen Titel verfügt.

Merke: Statt alle Titel hintereinander zu reihen, verwendest du in deiner E-Mail lediglich den höchsten Titel.

Wenn du deinen Gegenüber gut genug kennst und weißt, dass dieser keinen besonderen Wert auf die Nennung des Titels legt, kannst du diesen vollkommen weglassen. Generell kommt es wie bei der geschäftlichen Korrespondenz auf ein wenig Fingerspitzengefühl an, um den richtigen Ton zu treffen.

4. Inhalt deiner E-Mail an den Professor

Ein Grundsatz, dem die E-Mail an deinen Professor folgen sollte: Dein Gegenüber hat mit großer Wahrscheinlichkeit wenig Zeit. Bringe dein Anliegen daher zwar höflich, jedoch schnellstmöglich auf den Punkt.

Möchtest du einen Referatstermin beispielsweise aufgrund eines Arzttermins verschieben, dann nenne genau diesen Grund. Alle weiteren Informationen lässt du hingegen weg und hältst deine E-Mail so kurz wie möglich.

Tipp: Neben Rechtschreibung und Formalia immer auch die korrekte Kommasetzung beachten!

5. Die Gruß- bzw. Schlussformel

Am Ende deiner E-Mail folgt die Gruß- bzw. Schlussformel. Mit einem klassischen „Mit freundlichen Grüßen“ gehst du immer einen sicheren Weg. Allerdings gilt hier dasselbe wie bei der Anrede: passe dich deinem Gegenüber an!

Antwortet dein Professor in formalem Ton, übernimmst du diesen. Beendet dein Gegenüber die E-Mail hingegen mit „Liebe Grüße“ übernimmst du diesen Stil. Kennst du deinen Dozenten bereits für längere Zeit, kannst du auch „Herzliche Grüße“ wünschen.

Insbesondere wenn sich dein Anliegen auf Prüfungsangelegenheiten bezieht, solltest du hinter deinem Namen deine Matrikelnummer anführen. So ersparst du dem Empfänger unnötige Arbeit und erleichterst diesem die Zuordnung.

Weiterführender Tipp: So genderst du in wissenschaftlichen Arbeiten richtig!