Per E-Mail eine Bitte formulieren: so geht’s

Bitte formulieren per E-mail
Eine Bitte formulieren per E-Mail – einfacher als gedacht!

Per E-Mail eine Bitte formulieren fällt nicht immer leicht. Für viele stellt sich die Frage, wie sie ihr Anliegen sowohl höflich als auch deutlich vermitteln. Im Folgenden findest du Tipps zur Struktur und Formulierung.

Eine Bitte per E-Mail formulieren: das sollte drinstehen

Egal, ob du einen Brief oder eine E-Mail an einen Professor, einen Geschäftspartner oder Kunden schreibst: Der Aufbau sollte immer einer klaren Struktur folgen.

In der Regel kannst du dich an folgendem Aufbau für deine Bitte per E-Mail orientieren:

  • Betreffzeile mit dem Anlass der Bitte
  • Freundliche Begrüßung
  • Kurze Einleitung, in der du deine Bitte formulierst
  • Weitere relevante Informationen wie benötigte Unterlagen oder Kontaktmöglichkeiten
  • Freundliche Schlussformel

Merke: Um einen chaotischen Schriftverkehr zu vermeiden, solltest du bei deinem Anliegen auf eine klare, deutliche und konkrete Formulierung achten. Stelle dem Empfänger auf einen Blick alle wichtigen Informationen zur Verfügung, sodass dein Gegenüber deiner Aufforderung bzw. Bitte zeitnah nachkommen kann.

Bitte formulieren: höflich, aber nicht zu höflich

In der schriftlichen Korrespondenz spielt Höflichkeit immer eine wichtige Rolle. Egal, ob es sich bei deinem Gegenüber um Geschäftspartner, Kunden oder Professoren handelt. Wenn du per E-Mail eine Bitte formulierst, solltest du jedoch nicht zu freundlich nachfragen.

Tipp: In einem weiteren Beitrag findest du Formulierungshilfen für Geschäftsbriefe.

Viele scheuen sich davor, klare Anweisungen zu geben. Formulierst du deine Bitte per E-Mail zu zaghaft, nimmt der Empfänger sie im schlimmsten Fall nicht ernst. Womöglich ist deinem Gegenüber bei einer überfreundlichen Formulierung gar nicht bewusst, dass es sich bei deinem Anliegen um eine konkrete Aufforderung handelt.

Der Unterschied zwischen höflichen und überfreundlichen Bitten lässt sich an einem einfachen Beispiel verdeutlichen:

  • Überfreundlich: Wenn Sie mir die fehlenden Unterlagen bis zur nächsten Woche zusenden könnten, wäre ich Ihnen sehr dankbar.
  • Höflich: Bitte senden Sie mir die fehlenden Unterlagen bis zur nächsten Woche zu.

Das Beispiel zeigt, dass die überfreundliche Formulierung eine Möglichkeit offeriert.

Die höfliche Variante fordert hingegen zu einer konkreten Handlung auf und lässt keine Zweifel daran, dass du die Unterlagen wirklich bis zur nächsten Woche benötigst.

Beispiele für die Formulierung einer Bitte per E-mail

Um einen Anruf bitten

  • Ich hatte heute leider kein Glück, als ich versucht habe, Sie telefonisch zu erreichen. Da ich einige Details mit Ihnen besprechen möchte, bitte ich Sie um einen Rückruf. Sie erreichen mich von [Tag/Uhrzeit] bis [Tag/Uhrzeit] unter [Telefonnummer].
  • Als ich heute versucht habe, Sie zu erreichen, hatte ich leider kein Glück. Um weitere Details mit Ihnen zu besprechen, bitte ich Sie deshalb um einen Rückruf. Sie erreichen Sie mich von [Tag/Uhrzeit] bis [Tag/Uhrzeit] unter [Telefonnummer].

Um Rückmeldung bitten

  • In der Anlage zu dieser E-Mail finden Sie mein Angebot. Bitte teilen Sie mir bis [Datum] mit, ob Sie einverstanden sind oder Änderungsvorschläge haben.
  • In Anlehnung an unser Telefonat schlage ich Ihnen die folgenden Termine vor [Terminvorschläge]. Bitte lassen Sie mich bis zum [Datum] wissen, welcher Termin Ihnen zusagt.

Um die Zusendung von Unterlagen bitten

  • Bitte schicken Sie mir die noch fehlenden Unterlagen bis zum [Datum].
  • Ich bedanke mich im Voraus für die Zusendung der fehlenden Unterlagen bis zum [Datum].

Weiterführender Tipp: In einem weiteren Beitrag erkläre ich, wie du einen Terminvorschlag höflich formulierst.