Beschwerdebrief schreiben: 10+ Muster und Beispiele

Muster helfen beim Schreiben eines Beschwerdebriefs.
Muster helfen beim Schreiben eines Beschwerdebriefs.

Beschwerdebrief Muster erleichtern die Kommunikation, wenn du mit einer Leistung oder einem Produkt unzufrieden bist. Damit du dein Anliegen freundlich, sachlich und deutlich vermitteln kannst, erwarten dich im Folgenden praktische Mustertexte und Beispiele.

Unterschied zwischen Beschwerde und Reklamation

Eine Beschwerde und eine Reklamation dienen beide dem Zweck, die eigene Unzufriedenheit mit einer Leistung oder einem Produkt auszudrücken. Umgangssprachlich werden die beiden Begriffe oft synonym verwendet. Aus juristischer Sicht besteht jedoch ein feiner Unterschied.

Beschwerde

Mit einer Beschwerde drückst du deine Unzufriedenheit mit einer Leistung oder einem Produkt aus. Ein klassischer Sachverhalt sind unterschiedliche Vorstellungen: Hast du zum Beispiel einen Solarbrunnen gekauft, der als hochwertiges Produkt beschrieben wurde, in der Realität jedoch eine günstige Verarbeitung aufweist, wirst du vermutlich unzufrieden sein. Ein weiterer Grund für eine Beschwerde ist zudem eine vergessene Terminabsage.

Reklamation

Bei einer Reklamation kommunizierst du ebenfalls deine Unzufriedenheit. Im Gegensatz zu einem Beschwerdebrief basiert diese allerdings auf tatsächlich vorhandenen Produktmängeln. Um beim selben Beispiel zu bleiben, könnten etwa das Solarpanel oder die Pumpe Deines Brunnens nicht funktionieren. In diesem Fall entsteht für Dich ein Anspruch auf Entschädigung. Du kannst also nicht nur deine Unzufriedenheit äußern, sondern auch einen Ersatz oder eine Reparatur fordern.

Tipp: Solltest du aufgrund einer Benotung unzufrieden sein, erfährst du in einem weiteren Beitrag, wie du eine E-Mail an einen Professor verfassen kannst.

Beschwerdebrief Muster für den Aufbau

Wenn du Unternehmen, Dienstleistern oder eigenen Mitarbeitern Deine Unzufriedenheit mitteilen möchtest, sollte dein Schreiben einer klaren Struktur folgen. In der Regel kannst du dich an folgendem Aufbau orientieren:

  1. Betreffzeile mit dem Anlass einer Beschwerde
  2. Freundliche Begrüßung
  3. Kurze Einleitung, in der du deine Unzufriedenheit formulierst
  4. Relevante Informationen wie Datum, Name, Adresse, Telefon-, Kunden- und Bestellnummer
  5. Kurze Begründung
  6. Freundliche Schlussformel

Auch wenn du sehr verärgert bist, solltest du Wert auf eine höfliche Anrede und Formulierung legen. Spitzfindigkeiten oder Beleidigungen gehören nicht in einen Beschwerdebrief. Überlege dir stattdessen, was dich konkret enttäuscht hat und erläutere die Angelegenheit freundlich, aber bestimmt. Optional kannst du deinem Schreiben Lösungsvorschläge beifügen und deinen Gegenüber so zu einer Handlung auffordern.

10 Muster für das Verfassen von Beschwerdebriefen

Um dir das Schreiben einer Beschwerde per E-Mail oder Brief zu erleichtern, kannst du zum Beispiel eines der folgenden Beschwerdebrief Muster verwenden.

Tipp: In einem weiteren Beitrag erläutere ich, wie sich eine Bitte per E-Mail formulieren lässt.

Vorlage für die Betreffzeile einer Beschwerde

  • Beschwerdebrief bzgl. Ihres Events am [Datum]
  • Beschwerde bzgl. der Bestellung vom [Datum]
  • Beschwerde bzgl. Ihrer ausgeführten Arbeiten vom [Datum]
  • Beschwerde bzgl. des Terminausfalls am [Datum]

Muster für die Einleitung einer Beschwerde

  • Hiermit möchte ich mich über ein von Ihnen ausgerichtetes Event beschweren, das am [Datum] in [Ort] stattfand.
  • Hiermit möchte ich mich über die von Ihnen am [Datum] erbrachten Leistungen beschweren, da diese nicht zu meiner Zufriedenheit ausgeführt wurden.
  • Hiermit möchte ich Sie auf den Terminausfall am [Datum] aufmerksam machen und mich über die fehlende Kommunikation beschweren.

Vorlage für die Begründung eines Beschwerdebriefs

  • In der Ankündigung zu Ihrem Event haben Sie Herr Mustermann als Gastredner aufgeführt. Leider war Herr Mustermann am Tag Ihres Events verhindert, worüber ich erst vor Ort informiert wurde. Unter diesen Umständen hätte ich von einer Teilnahme an Ihrem Event abgesehen und anderweitige Geschäftstermine wahrgenommen.
  • In der Produktbeschreibung auf Ihrer Website haben Sie den von mir gekauften Solarbrunnen als ein hochwertiges Produkt mit bester Verarbeitung beschrieben. Leider wirkt der Brunnen sehr günstig verarbeitet und erfüllt meine Erwartungen in keiner Weise.
  • Wir hatten ein Treffen am [Datum] für die Besprechung von [Zweck] in [Ort] vereinbart. Sie haben den Termin ohne vorherige Kommunikation nicht wahrgenommen. Für die Zukunft bitte ich Sie deshalb um eine Mitteilung, wenn Sie einen Termin nicht wahrnehmen können.

Tipp: Wenn du deine Beschwerde an eine Gruppe von Personen richtest, solltest du richtig gendern.