Ein Referenzschreiben verfassen fällt häufig in den Aufgabenbereich von Arbeitgebern, Vorgesetzen und Professoren. Geschäftspartner, höhergestellte Kollegen und Kunden können das empfehlende Schreiben aber ebenfalls ausstellen.
Die Formulierung eines Referenzschreibens erfolgt zwar vollkommen freiwillig. Es kann aber dennoch vorkommen, dass die richtigen Worte fehlen. Um Dich bei der Erstellung der Referenz zu unterstützen, habe ich im Weiteren einige Beispiele, Muster und Formulierungshilfen zusammengetragen.
Unterschied zwischen Empfehlungsschreiben und Referenzschreiben
In vielen Fällen werden die Begrifflichkeiten des Referenz- und Empfehlungsschreibens fälschlicherweise synonym verwendet.
Obwohl der Aufbau beider Schreiben nahezu gleich ausfällt, besteht ein wesentlicher Unterschied zwischen beiden Dokumenten: so fällt das Empfehlungsschreiben sehr persönlich aus, während das Referenzschreiben deutlich allgemeiner verfasst wird.
Als Referenz in einer Bewerbung eignen sich sowohl Empfehlungs- als auch Referenzschreiben. Sie lassen sich zum Beispiel einsetzen, wenn es um die Bewerbung auf eine neue Stelle, einen Studienplatz, ein Stipendium oder ein Auslandssemester geht.
Neben der unterschiedlichen Formulierung unterscheiden sich beide Varianten der Empfehlung auch in ihrer Verwendbarkeit.
Das Empfehlungsschreiben ist auf eine konkrete Stelle ausgerichtet, die der Empfohlene anstrebt, und richtet sich dementsprechend nur an eine Kontaktperson. Das Referenzschreiben fällt hingegen allgemeiner aus und lässt sich für mehrere Bewerbungen nutzen.
Muster Aufbau für Referenzschreiben
Im Gegensatz zum Arbeitszeugnis unterliegt das Referenzschreiben keinen gesetzlichen Vorgaben, die es bei der Erstellung einzuhalten gilt. Du kannst also frei entscheiden, wie Du die Referenz gestaltest und welchen Inhalt Du wählst.
Damit der von Dir Empfohlene eine aussagekräftige Referenz erhält, empfehlen sich für den Aufbau die folgenden Punkte:
- Personalien des Referenzgebers und direkte Kontaktmöglichkeit
- Personalien des Empfängers
- Überschrift „Referenzschreiben für [Name]“
- Kurze Selbstvorstellung des Verfassers
- Darstellung des Verhältnisses von Referenzgeber und Empfohlenem
- Nennung des Ausstellungsgrundes
- Sachliche Empfehlung
- Nennung erreichter Qualifikationen und relevanter Erfolge
- Subjektive Empfehlung auf Basis von Persönlichkeit und Soft Skills
- Ort, Datum, Unterschrift
Um von Personalern anerkannt zu werden, haben sich für Referenzschreiben einige Richtlinien etabliert. Hierzu zählen unter anderem eine Länge von maximal einer DIN-A4-Seite und eine allgemeine Formulierung in der Ich-Form. Idealerweise hebst Du besondere Erfolge des Empfohlenen hervor und druckst das Schreiben auf Firmenpapier.
8 Beispiele und Muster für Referenzschreiben
Referenzschreiben basieren auf einer sehr individuellen Formulierung und heben die positiven Eigenschaften sowie Fähigkeiten einer Person hervor. Sie fallen ebenfalls sehr allgemein aus, sodass sich die Empfehlung für verschiedene Bewerbungen verwenden lässt.
Tipp: Ein Zwischenzeugnis wird ebenfalls so verfasst, dass es sich universell für verschiedene Bewerbungen einsetzen lässt.
Da das Verfassen eines Referenzschreibens nicht immer einfach ist, findest Du im Folgenden einige Beispiele und Musterformulierungen, an denen Du Dich orientieren kannst:
Verhältnis zwischen Referenzgeber und Empfohlenem darstellen
- KOPIEREN
Von [Datum] bis [Datum] war [Name] in unserem Unternehmen als [Stellenbezeichnung] beschäftigt und betreute vor allem die Bereiche [Bezeichnung].
KOPIEREN[Name] war in unserem Unternehmen für [Bezeichnung] zuständig und sorgte dafür, dass alles reibungslos funktionierte.
KOPIERENVon [Datum] bis [Datum] war [Name] in unserem Unternehmen als [Stellenbezeichnung] beschäftigt und betreute hauptsächlich die Bereiche [Bezeichnung].
- KOPIEREN
Von [Datum] bis [Datum] habe ich [Name] im Rahme der Bachelorarbeit betreut, die er/sie am [Datum] erfolgreich fertigstellte.
KOPIERENWährend meiner Betreuung von [Name] ’s Bachelorarbeit von [Datum] bis [Datum] half ich ihm/ihr, seine/ihre Arbeit am [Datum] erfolgreich abzuschließen.
KOPIERENIch habe [Name] bei seiner/ihrer Bachelorarbeit von [Datum] bis [Datum] betreut und konnte stolz sein, als er/sie am [Datum] fertig wurde.
KOPIEREN[Name] hat seine/ihre Bachelorarbeit unter meiner Betreuung von [Datum] bis [Datum] erfolgreich abgeschlossen.
Erwähnung relevanter Qualifikationen
- KOPIEREN
Sein/ihr Interesse für [Themenbereich] verfolgte [Namen] durch zahlreiche berufliche Weiterbildungen, die er/sie mit großem Engagement in seiner/ihrer freien Zeit absolvierte.
KOPIERENSie/er interessierte sich sehr für [Themenbereich] und verfolgte dieses Interesse durch zahlreiche berufliche Weiterbildungen, die er/sie in seiner/ihrer freien Zeit absolvierte.
KOPIERENDa er/sie sich sehr für [Themenbereich] interessierte, absolvierte er/sie zahlreiche berufliche Weiterbildungen in diesem Bereich, die er/sie in seiner/ihrer freien Zeit absolvierte.
- KOPIEREN
Als studentische Hilfskraft erhielt [Namen] einen intensiven Einblick in die Forschungsarbeiten unserer Fachschaft und trug zuletzt zum erfolgreichen Abschluss eines langjährigen Projektes bei.
KOPIERENDer Student [Namen] hat sich als wertvolle Hilfskraft bei der Durchführung unserer Forschungsarbeiten erwiesen und hat maßgeblich zum erfolgreichen Abschluss eines langjährigen Projektes beigetragen.
KOPIEREN[Name] war eine engagierte studentische Hilfskraft und hat maßgeblich zum erfolgreichen Abschluss eines langjährigen Projektes beigetragen.
KOPIEREN[Name] hat als studentische Hilfskraft einen wertvollen Beitrag zu unserer Forschung geleistet und trug maßgeblich zum erfolgreichen Abschluss eines langjährigen Projektes bei.
Subjektive Empfehlung in einem Referenzschreiben formulieren
- KOPIEREN
[Name] zeichnete sich von Anfang an durch weitreichende, fachliche Qualifikationen aus und verhielt sich gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden stets vorbildlich. Durch eine eigenständige Arbeitsweise, Teamfähigkeit und Hilfsbereitschaft bereicherte [Name] unser Team und sorgte stets für eine produktive wie unkomplizierte Zusammenarbeit.
KOPIEREN[Name] war von Anfang an ein wertvolles Mitglied unseres Teams, das sich durch seine fachlichen Qualifikationen, sein vorbildliches Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden sowie seine eigenständige Arbeitsweise, Teamfähigkeit und Hilfsbereitschaft auszeichnete.
KOPIEREN[Name] ist ein engagierter und fachkompetenter Mitarbeiter, der stets ein vorbildliches Verhalten an den Tag legt und sich durch seine eigenständige Arbeitsweise, Teamfähigkeit und Hilfsbereitschaft auszeichnet.
KOPIEREN[Name] arbeitete eigenständig, war teamfähig und hilfsbereit und bereicherte so unser Team.
- KOPIEREN
[Namen] habe ich als einen verantwortungsvollen und selbstständigen Studenten schätzen gelernt. Aufgrund der hohen Motivation und der stets vorbildlichen Umgangsform genießt [Name] unter seinen/ihren Professoren und Studienkollegen einen sehr guten Ruf.
KOPIEREN[Name] ist ein sehr verantwortungsvoller und selbstständiger Student
KOPIERENIch habe [Name] als einen sehr verantwortungsvollen und selbstständigen Studenten kennengelernt.
KOPIEREN[Name] ist ein sehr motivierter und vorbildlicher Student.
KOPIEREN[Name] ist bei seinen Professoren und Studienkollegen sehr beliebt.
Schlussformel für ein Referenzschreiben
- KOPIEREN
Bei Rückfragen können Sie mich gerne telefonisch kontaktieren.
KOPIERENFalls Sie Fragen haben, können Sie mich gerne telefonisch kontaktieren.
KOPIERENWenn Sie weitere Informationen wünschen, können Sie mich jederzeit telefonisch kontaktieren.
KOPIERENFür Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit telefonisch zur Verfügung.
KOPIERENWenn Sie zusätzliche Informationen benötigen, können Sie mich telefonisch kontaktieren.
- KOPIEREN
Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne telefonisch zur Verfügung.
KOPIERENSollten Sie noch Fragen haben, können Sie mich gerne telefonisch kontaktieren.
KOPIERENIch stehe Ihnen für Rückfragen telefonisch gerne zur Verfügung.
KOPIERENFür weitere Rückfragen stehe ich Ihnen sehr gerne telefonisch zur Verfügung.
KOPIERENTelefonisch stehe ich Ihnen für Rückfragen jederzeit gerne zur Verfügung.
Weiterführender Tipp: Wenn Du als Referenzgeber um weitere Informationen gebeten wirrst, kannst Du mithilfe von praktischen Mustertexten für Terminvorschläge ein Treffen oder Telefonat vereinbaren.