Eine Abwesenheitsnotiz Vorlage erleichtert die geschäftliche Korrespondenz. Sie unterstützt Dich bei der Einrichtung eines professionellen Autoresponders, der Deine Kunden und Geschäftspartner über Deine Abwesenheit informiert.
Damit Du für die automatische Antwort die richtigen Worte findest, erwarten Dich im Folgenden professionelle Muster und Formulierungshilfen.
Aufbau einer Autoresponder E-Mail
Der Text für eine Abwesenheitsnotiz sollte kurz und kompakt ausfallen. Idealerweise stellst Du dem Empfänger die wichtigsten Informationen zur Verfügung, die den Abwesenheitszeitraum, das Rückkehrdatum und mögliche Ansprechpartner umfassen.
Du musst zwar keine formellen Vorgaben erfüllen, solltest aber auf eine klare Struktur achten. Deine Abwesenheitsnotiz sollte dabei die folgenden Punkte beinhalten:
- Betreffzeile, die auf eine Abwesenheit schließen lässt
- Freundliche Grußformel
- Nennung von Abwesenheitszeitraum und Rückkehrdatum
- Hinweis auf Vertretung durch Kollegen oder Ansprechpartner
- Falls vorhanden: relevante, weiterführende Informationen
- Freundliche Schlussformel
Da sich Deine Autoresponder E-Mail an eine Gruppe von Menschen richtet, solltest Du Gruß- und Schlussformel entsprechend anpassen. Möchtest Du beispielsweise nur Deine Kollegen über Deine Abwesenheit informieren, kannst Du oftmals einen lockeren Stil wählen. Sprichst Du hingegen Kunden und Geschäftspartner an, solltest Du einen größeren Wert auf Professionalität legen.
10 professionelle Abwesenheitsnotiz Vorlagen
Um Dir das Formulieren einer Abwesenheitsnotiz zu erleichtern, findest Du im Folgenden zehn Autoresponder Beispieltexte, die Du einfach an Deine individuellen Vorstellungen anpassen kannst.
Wichtig ist, dass Du die automatische Antwort mit einer freundlichen wie universellen Begrüßung beginnst und mit einer ebenso freundlichen wie universellen Schlussformel abschließt.
Tipp: Auch bei der Formulierung einer Bitte solltest Du großen Wert auf eine höfliche Gruß- und Schlussformel legen.
Betreffzeile einer Abwesenheitsnotiz formulieren
Die Betreffzeile einer Abwesenheitsnotiz sollte möglichst kurz und verständlich gehalten werden. Hier ein paar Beispiele:
- Abwesenheitsnotiz
- Betriebsferien bis zum
[Datum] - Von
[Datum]bis[Datum]nicht erreichbar
Abwesenheit ankündigen
- KOPIEREN
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Von [Datum] bis [Datum] verbringe ich einen Urlaub und bin in dieser Zeit nicht erreichbar.
- KOPIEREN
Herzlichen Dank für Ihre E-Mail. Über die Feiertage ist unser Büro nicht besetzt, sodass wir Ihnen nicht sofort auf Ihre Nachricht antworten können. Ab dem [Datum] sind wir wieder wie gewohnt für Sie da und melden uns zeitnahe bei Ihnen.
KOPIERENHerzlichen Dank für Ihre E-Mail. Über die Feiertage werden unsere Büros geschlossen sein, sodass wir Ihnen nicht sofort auf Ihre Nachricht antworten können. Wir werden uns ab dem [Datum] wieder bei Ihnen melden.
KOPIERENHerzlichen Dank für Ihre E-Mail. Wir können Ihre Nachricht über die Feiertage nicht sofort beantworten, da das Büro nicht besetzt ist. Ab dem [Datum] sind wir wieder wie gewohnt für Sie da und melden uns zeitnahe bei Ihnen.
KOPIERENHerzlichen Dank für Ihre E-Mail. Über Weihnachten und Silvester ist unser Büro nicht besetzt, sodass wir Ihnen nicht sofort auf Ihre Nachricht antworten können. Ab dem [Datum] sind wir wieder wie gewohnt für Sie da und melden uns zeitnahe bei Ihnen.
- KOPIEREN
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Von [Datum] bis [Datum] nehme ich an einer beruflichen Weiterbildung teil. Ab dem [Datum] bin ich wieder wie gewohnt für Sie da und unterstütze Sie mit noch ausführlicherem Wissen.
KOPIERENVielen Dank für Ihre Nachricht. In der Zeit vom [Datum] bis [Datum] mache ich eine berufliche Weiterbildung. Ab dem [Datum] bin ich wieder für Sie da und unterstütze Sie mit einem noch ausführlicheren Wissen.
KOPIERENVielen Dank für Ihre Nachricht. Ab dem [Datum] werde ich wieder für Sie da sein und ich werde Sie mit meinem neuen Wissen unterstützen
KOPIERENVielen Dank für Ihre Nachricht. Derzeit befinde ich mich in einer beruflichen Weiterbildung, die bis zum [Datum] andauert. Ab diesem Zeitpunkt werde ich wieder wie gewohnt für Sie da sein und Ihnen mit noch mehr Wissen zur Verfügung stehen
KOPIERENVielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin vom [Datum] bis [Datum] auf einer beruflichen Weiterbildung und werde ab dem [Datum] wieder wie gewohnt für Sie da sein. Bis dahin stehe ich Ihnen gerne mit meinem ausführlicheren Wissen zur Verfügung.
- KOPIEREN
Herzlichen Dank für Ihre E-Mail. Während der Monate Juli und August verbringen wir sommerliche Betriebsferien. Ab dem [Datum] stehen wir Ihnen wieder wie gewohnt und mit frischen Ideen zur Verfügung.
KOPIERENVielen Dank für Ihre E-Mail. Wir sind vom [Datum] bis zum [Datum] in sommerlichen Betriebsferien und stehen Ihnen ab dem [Datum] wieder zur Verfügung.
KOPIERENVielen Dank für Ihre E-Mail. Wir haben vom [Datum] bis zum [Datum] Betriebsferien. Ab dem [Datum] stehen wir Ihnen wie gewohnt und mit frischen Ideen zur Verfügung.
KOPIERENHerzlichen Dank für Ihre E-Mail. Wir befinden uns derzeit in den sommerlichen Betriebsferien und werden erst wieder ab dem [Datum] für Sie da sein. Wir freuen uns, Ihnen dann wieder mit frischen Ideen zur Verfügung zu stehen.
KOPIERENVielen Dank für Ihre E-Mail. Wir nehmen im Juli und August unseren jährlichen Sommerurlaub und sind danach wieder wie gewohnt für Sie da.
Ansprechpartner bei Abwesenheit nennen
- KOPIEREN
Sobald ich wieder im Büro bin, werde ich zeitnah auf Ihre E-Mail antworten. Alternativ können Sie sich direkt an meinen Kollegen [Namen] wenden, den Sie unter [Kontaktmöglichkeit] erreichen.
KOPIERENVielen Dank für Ihre E-Mail. Unser Büro ist über die Feiertage nicht besetzt, sodass wir Ihnen nicht sofort antworten können. Ab dem [Datum] sind wir wieder wie gewohnt für Sie da und melden uns zeitnahe bei Ihnen.
KOPIERENVielen Dank für Ihre Nachricht. Über die Feiertage ist unser Büro nicht besetzt. Wir melden uns bei Ihnen, sobald wir wieder im Büro sind.
KOPIERENHerzlichen Dank für Ihre E-Mail. Unser Büro ist über die Feiertage geschlossen, aber wir werden zeitnah auf Ihre Nachricht antworten, sobald wir wieder im Büro sind.
- KOPIEREN
Da wir bis zum Ende unserer Betriebsferien keinen Zugriff auf unser Postfach haben, können wir erst ab dem [Datum] auf Ihr Anliegen reagieren. Wir bitten daher um Ihr Verständnis und melden uns nach unserer Rückkehr ins Büro zeitnahe bei Ihnen.
KOPIERENLeider haben wir bis zum Ende unserer Betriebsferien keinen Zugriff auf unser Postfach. Wir werden daher erst ab dem [Datum] auf Ihr Anliegen reagieren können. Wir bitten um Ihr Verständnis und melden uns nach unserer Rückkehr ins Büro zeitnah bei Ihnen.
KOPIERENDa wir unser Postfach erst ab dem [Datum] wieder überprüfen können, bitten wir Sie, uns Ihr Anliegen zu diesem Zeitpunkt erneut zu senden. Wir melden uns dann zeitnah bei Ihnen.
KOPIERENVielen Dank für Ihre Nachricht. Wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden, sobald wir wieder Zugriff auf unser Postfach haben.
KOPIERENLeider haben wir bis zum Ende unserer Betriebsferien keinen Zugriff auf unsere E-Mail-Postfächer. Wir können Ihr Anliegen daher erst ab [Datum] bearbeiten. Wir bitten um Ihr Verständnis und werden uns nach unserer Rückkehr ins Büro zeitnahe bei Ihnen melden.
Weiterführender Tipp: Stehen nach Deiner Rückkehr ins Büro persönliche Treffen an, findest Du in einem weiteren Beitrag praktische Terminvorschlag Mustertexte.