Krankmeldung per E-Mail formulieren: 8 Vorlagen & Beispiele

Vorlagen zur Krankmeldung erleichtern die Kommunikation im Krankheitsfall.
Vorlagen zur Krankmeldung erleichtern die Kommunikation im Krankheitsfall.

Eine Krankmeldung per E-Mail formulieren ist oftmals die einfachste Möglichkeit, um Deinen Vorgesetzen über eine Arbeitsunfähigkeit zu informieren.

Damit Du trotz dröhnendem Kopf und laufender Nase die richtigen Worte findest, erwarten Dich anbei einige Beispiele, Vorlagen und Formulierungshilfen.

Muster Aufbau für eine Krankmeldung per E-Mail

In Deiner Krankmeldung solltest Du dem Empfänger direkt alle wichtigen Informationen zur Verfügung stellen. Achte in Deiner Mail auf eine klare Struktur und fassen Dich kurz, ohne wichtige Aspekte auszulassen.

Deinen Vorgesetzen musst Du im Krankheitsfall unverzüglich von Deiner Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtlicher Dauer in Kenntnis setzen. Du bist allerdings nicht dazu verpflichtet, genauere Angaben über die Ursache und die Art der Krankheit zu machen.

Dein Text für eine Krankmeldung per E-Mail sollte sich im Idealfall an folgendem Aufbau orientieren:

  1. Betreffzeile, die auf eine Krankmeldung hinweist
  2. Freundliche Begrüßung
  3. Ankündigung Deiner Abwesenheit vom Arbeitsplatz
  4. Begründung Deiner Krankmeldung
  5. Nennung einer voraussichtlichen Dauer
  6. Relevante Belege wie eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
  7. Optional: Nennung einer Vertretung oder Telefonnummer für dringende Fragen
  8. Freundliche Schlussformel

Im Rahmen Deiner Krankmeldung solltest Du dem Empfänger direkt mitteilen, ob Du erreichbar sein wirst oder ob Du Dich für die Beantwortung von E-Mails und Telefonaten zu krank fühlst. Wenn Du trotz Krankheit arbeiten möchtest, kannst Du Deinem Vorgesetzen auch eine Home-Office-Regelung vorschlagen.

8 Muster und Vorlagen für die Formulierung einer Krankmeldung per E-Mail

Wenn Du aufgrund einer Erkrankung oder Verletzung nicht zur Arbeit gehen kannst, solltest Du Deinen Vorgesetzen oder die Personalabteilung unverzüglich über Dein Fehlen informieren. Hast Du noch keinen Arzt aufgesucht, solltest Du eine vorläufige Krankmeldung verfassen.

Informationen über die voraussichtliche Dauer Deines Ausfalls und eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kannst Du nach Deinem Arzttermin nachreichen. Wenn Du weißt, dass Du für längere Zeit nicht arbeiten kannst, empfiehlt sich das Einrichten einer Abwesenheitsnotiz in Deinem E-Mail-Programm.

Tipp: Wenn Du aufgrund Deiner Krankheit Termine absagen oder verschieben musst, findest Du in einem weiteren Beitrag praktische Formulierungshilfen.

Beim Verfassen Deiner Krankmeldung kannst Du Dich an den folgenden Beispielen und Vorlagen orientieren:

Betreffzeile für eine Krankmeldung schreiben

  • Krankmeldung für den Zeitraum von [Datum] bis [Datum]
  • Vorläufige Krankmeldung

Abwesenheit ankündigen und begründen

  • Ich kann heute leider nicht zur Arbeit erscheinen, da ich mich mit einem grippalen Infekt angesteckt habe. Mein Hausarzt hat die Erkrankung bereits bestätigt und eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für [Zahl] Tage ausgestellt, die Sie anbei finden.

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    Ich stehe leider unter Quarantäne, da ich mich mit einem grippalen Infekt angesteckt habe. Mein Hausarzt hat die Erkrankung bereits bestätigt und eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für [Zahl] Tage ausgestellt, die Sie anbei finden.

    KOPIEREN

    Ich fühle mich heute leider nicht gut genug, um zur Arbeit zu gehen. Ich habe mich mit einem grippalen Infekt angesteckt und mein Hausarzt hat die Erkrankung bereits bestätigt. Er hat mir eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für [Zahl] Tage ausgestellt, die ich Ihnen anbei schicke.

    KOPIEREN
  • Aufgrund einer Verletzung kann ich heute nicht ins Büro kommen. Um [Uhrzeit] habe ich einen Arzttermin. Die Dauer meines Ausfalls sowie eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung reiche ich schnellstmöglich nach.

    KOPIEREN

    Ich kann heute aufgrund einer Verletzung nicht ins Büro kommen. Um [Uhrzeit] habe ich einen Arzttermin. Die Dauer meines Ausfalls sowie eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung werde ich schnellstmöglich nachreichen.

    KOPIEREN

    Wegen einer Verletzung kann ich heute nicht ins Büro gehen. Um [Uhrzeit] habe ich einen Arzttermin. Die Dauer meines Ausfalls sowie eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung werde ich so schnell wie möglich nachreichen.

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Nennung einer Vertretung im Krankheitsfall

  • [Name] wird für den Zeitraum meines Ausfalls anstehende Projekte übernehmen, um die Einhaltung aller Fristen zu gewährleisten.

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    [Name] übernimmt während meiner Abwesenheit alle anstehenden Projekte, um sicherzustellen, dass alle Fristen eingehalten werden.

    KOPIEREN

    [Name] wird während meines Ausfalls alle anstehenden Projekte übernehmen, um die Einhaltung aller Fristen zu gewährleisten.

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  • [Name] fungiert während meiner Erkrankung als Ansprechpartner. Er/sie ist über alle Projekte informiert und weiß, welche Aufgaben es zu erledigen gilt.

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    Während ich erkrankt bin, wird [Name] mich vertreten und ist für alle Projekte und Aufgaben verantwortlich.

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    Ich habe [Name] informiert und er/sie übernimmt während meiner Erkrankung die Verantwortung für alle meine Projekte.

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    [Name] ist für alle Angelegenheiten zuständig, die mich betreffen, solange ich erkrankt bin.

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    [Name] wird meine Aufgaben während meiner Erkrankung übernehmen und ist für alle Fragen und Anliegen zuständig.

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Fortführen der Arbeit im Home-Office anbieten

  • Da ich zwar ansteckend bin, aber keine Symptome spüre, würde ich meine Arbeit gerne im Home-Office fortführen. Per E-Mail und Telefon werde ich wie gewohnt erreichbar sein.

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    Ich bin krankgeschrieben, aber ich fühle mich trotzdem gut genug, um meine Arbeit im Home-Office fortzusetzen

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    Ich bin krankgeschrieben, aber ich spüre keine Symptome und möchte daher meine Arbeit im Home-Office fortsetzen.

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    Ich habe Anzeichen einer Erkrankung, aber ich bin mir nicht sicher, ob ich krankgeschrieben werden sollte. Ich werde meine Arbeit daher im Home-Office fortsetzen.

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  • Meine Verletzung schränkt zwar meine Bewegungsfreiheit ein, nimmt jedoch keinen Einfluss auf meine Arbeitsleistung. Ich würde meine Arbeit daher gerne in Heimarbeit weiterführen, um meine Kollegen bei anstehenden Projekten weiterhin zu unterstützen.

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    Ich bin zwar verletzt, kann aber weiterhin meine Arbeit erledigen. Ich werde meine Arbeit in Heimarbeit weiterführen, um meine Kollegen bei anstehenden Projekten weiterhin zu unterstützen.

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Weiterführender Tipp: Wenn Du Deine Kollegen oder Dein Team in einer Rundmail über Deinen Ausfall informierst, solltest Du darauf achten, richtig zu gendern.